5 Goldene Regeln – So kann der Einkauf auch ein guter Freund sein! (für Brandmanager und Agentur)

Zahlen_ueber_Zahlen

Gut gebrüllt, Löwe! So könnte man den Beitrag von Thomas Strerath auf der Horizont.net kommentieren. Herrn Strerath geht es um die täglichen Missverständnisse zwischen Agentur und Einkauf und die Beziehung, die wohl aus seiner (der Agentur-Sicht) als angespannt bezeichnet werden kann.

Es geht in dem Kommentar um Vertragsgestaltung (Dienstvertrag oder Werkvertrag) um Zeitaufwand oder tatsächliches Ergebnis. Und um die Unsitte, dass die Einkäufer während des Prozesses die Vertragsart (vom Dienst- zum Werkvertrag) wechseln, weil das dann günstiger käme. Er gipfelt in der Empörung über die Notwendigkeit 3 Angebote für eine Leistung vorlegen zu müssen und der Behauptung, dass der Einkauf keine Ahnung von dem hat, das er da einkauft.

Das kann man alles so sehen – hilft aber nicht weiter. Es verhärtet die Fronten und bietet keine Lösungsansätze – Darum soll es aber hier gehen:

Wie können denn ganz praktisch die verhärteten Fronten aufgelöst werden? Dazu hilft es, sich ganz klassisch, die Bedürfnisse der Beteiligten anzusehen:

Der Einkauf wird dafür bezahlt, Einsparungen zu generieren. Die Agentur will gutes Geld für gute Arbeit und am liebsten einen langfristigen Vertrag, der Sicherheit gibt. Der Brandmanager will gute Arbeit für gutes Geld, das auch noch in das vereinbarte Budget passt.

Gibt es da einen unauflösbaren Konflikt? Nicht notwendigerweise. Wenn man sich an folgende 5 Grundregeln hält, die der Brandmanager im eigenen Interesse managt:

  1. Manche Dinge sind nicht verhandelbar: Die Bedingung 3 Angebote für eine Leistung Dritter vorzulegen gibt es nicht zu diskutieren. Das ist gesetzt, damit muss man nur umgehen. Und das heisst für die Agentur, 3 ernsthafte, belastbare Angebote liefern, die transparent (nach den Regeln die der Einkauf vorgibt), aufgebaut sind.
  2. Die Marke definiert den Bedarf, der Einkauf kauft diesen günstigst ein: Es gibt vor der Vorlage der Angebote klar definierte Kriterien, nach denen jedes der Angebote bewertet wird. Ganz entscheidend: Der Brandmanager definiert für die Marke die Kriterien, denn der Einkauf hat die Aufgabe, genau das einzukaufen, was die Marke braucht und das zum günstigsten Preis.
  3. Keiner greift in die Aufgabe und Kompetenz des anderen ein: Der Einkauf hat sich nicht um alternative (eigene) Angebote zu kümmern – seine Aufgabe ist es, vorliegende Angebote aus seiner Sicht zu bewerten. Der Brandmanager sorgt für ernsthafte und vergleichbare Angebote und die Agentur(en) unterstützten diesen Prozess mit Ihrer Beratungskompetenz.
  4. Der Brandmanager wird bei Verhandlungen involviert: Als Verantwortlicher für die Marke, ist er in alle wesentlichen Projekte aktiv involviert, also gerade dann wenn entscheidende Kommunikationsmassnahmen und deren Qualität und Kosten verhandelt werden.
  5. Frühzeitige Kommunikation aller Beteiligten: Auch Einkäufer können Freunde der Agentur und des Brandmanagers sein. Wertvolle Ratgeber für den Brandmanager, aber auch für die Agentur – man muss nur öfter miteinander sprechen. So kann die Agentur von der Erfahrung des Einkaufs aus vielen Verhandlungen profitieren, der Brandmanager kann sich Infos zu Angeboten anderer Anbieter holen und viele Einkäufer sind durchaus offen, ihren Blick über die schnöden Zahlen auch auf inhaltliche Fragen zu richten.

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